Vous avez créé une LLC aux États-Unis ou vous envisagez de le faire, et vous vous demandez comment obtenir un numéro EIN sans être américain ? C'est l'une des questions les plus fréquentes des entrepreneurs étrangers qui souhaitent exercer légalement sur le marché américain. L'EIN — Employer Identification Number — est indispensable pour ouvrir un compte bancaire professionnel, déclarer vos revenus auprès de l'IRS ou encore facturer vos clients américains.
La bonne nouvelle : l'IRS (l'administration fiscale américaine) délivre bien cet identifiant aux non-résidents et aux non-citoyens américains. Le processus est cependant différent de celui réservé aux titulaires d'un numéro de sécurité sociale (SSN) américain. Ce guide vous explique tout, étape par étape, de façon claire et sans jargon inutile.
Qu'est-ce que l'EIN et pourquoi en avez-vous besoin ?
L'EIN, ou Employer Identification Number, est un numéro à neuf chiffres attribué par l'IRS. Il identifie votre entreprise auprès des autorités fiscales américaines, au même titre qu'un numéro de SIRET identifie une société en France. Contrairement à ce que son nom suggère, vous n'avez pas besoin d'employer des salariés pour en obtenir un.
En tant qu'étranger propriétaire d'une LLC ou d'une autre structure aux États-Unis, vous aurez besoin de l'EIN pour :
- Ouvrir un compte bancaire professionnel américain
- Remplir vos obligations fiscales auprès de l'IRS
- Signer certains contrats avec des partenaires ou clients américains
- Activer des services de paiement en ligne (Stripe, PayPal Business, etc.)
- Embaucher du personnel si votre activité le nécessite
Qui peut faire une demande d'EIN sans être américain ?
Toute personne physique ou morale peut demander un EIN, quelle que soit sa nationalité ou son pays de résidence, à condition de disposer d'une entité légalement enregistrée aux États-Unis. Cela inclut :
- Les ressortissants étrangers propriétaires d'une LLC monoassociée ou multi-associée
- Les actionnaires étrangers d'une corporation (C-Corp ou S-Corp)
- Les dirigeants d'une entité étrangère ayant une activité imposable aux États-Unis
En revanche, vous ne pouvez pas obtenir un EIN sans avoir préalablement constitué une entité aux États-Unis. L'EIN est lié à la structure juridique, pas à la personne seule.
Comment obtenir un numéro EIN sans être américain : les 3 méthodes officielles
L'IRS propose plusieurs canaux pour faire votre demande. En tant que non-résident, vos options sont les suivantes :
- Par téléphone : c'est la méthode la plus rapide pour les étrangers. Vous appelez le numéro international de l'IRS et un agent vous attribue l'EIN en direct, à condition que vous puissiez répondre aux questions de vérification. Cette ligne est accessible du lundi au vendredi, aux horaires de bureau américains.
- Par fax : vous remplissez le formulaire SS-4 et vous l'envoyez par fax au bureau de l'IRS compétent. Le délai de traitement est généralement de quelques semaines, mais peut varier.
- Par courrier postal : vous envoyez le formulaire SS-4 par voie postale à l'IRS. C'est la méthode la plus lente. Le délai peut atteindre plusieurs semaines, voire plus en période de forte affluence.
À noter : la procédure en ligne sur le site de l'IRS n'est accessible qu'aux personnes disposant d'un SSN ou d'un ITIN américain. Si vous n'en avez pas, vous devez impérativement passer par le téléphone, le fax ou le courrier.
Le formulaire SS-4 : comment le remplir correctement ?
Le formulaire SS-4 est le document officiel de demande d'EIN. Voici les points essentiels à bien renseigner :
- Ligne 1 : le nom légal exact de votre LLC, tel qu'il figure dans vos statuts enregistrés auprès de l'État américain concerné.
- Ligne 7a/7b : les informations sur le « responsible party » (la personne responsable). Pour un non-résident sans SSN ni ITIN, vous indiquez votre nom et, si vous en avez un, votre ITIN. Sans ITIN, vous laissez cette case vide et signalez la situation à l'agent IRS lors de votre appel téléphonique.
- Ligne 9a : le type d'entité. Pour une LLC, sélectionnez « Limited liability company » et indiquez le nombre d'associés.
- Ligne 11 : la date de début d'activité ou de constitution de la société.
- Ligne 13 : le nombre maximum d'employés attendus sur les 12 prochains mois. Si vous ne prévoyez pas d'embaucher, inscrivez zéro.
Une erreur dans ce formulaire peut ralentir considérablement le traitement de votre demande. Relisez-le attentivement avant de l'envoyer.
L'ITIN est-il obligatoire pour obtenir un EIN ?
Non. L'ITIN (Individual Taxpayer Identification Number) n'est pas obligatoire pour obtenir un EIN. Ces deux numéros sont distincts : l'EIN identifie votre entreprise, l'ITIN identifie vous en tant que personne physique à des fins fiscales.
Cependant, si votre LLC génère des revenus imposables aux États-Unis et que vous devez déposer des déclarations fiscales personnelles auprès de l'IRS, vous aurez alors besoin d'un ITIN dans un second temps. Les deux démarches peuvent être menées en parallèle ou successivement selon votre situation. Consultez un conseiller fiscal qualifié pour déterminer vos obligations précises.
Faire appel à un service spécialisé pour simplifier les démarches
Les formalités avec l'IRS peuvent sembler intimidantes, surtout lorsqu'elles se font en anglais et depuis l'étranger. C'est pourquoi de nombreux entrepreneurs choisissent de se faire accompagner par un service spécialisé dans la création d'entreprise à distance.
Chez CreeTonEntreprise, nous prenons en charge l'ensemble du processus : de l'enregistrement de votre LLC dans l'État américain de votre choix jusqu'à l'obtention de votre EIN, en gérant les formulaires et les communications avec les autorités américaines pour vous. Si vous souhaitez démarrer, vous pouvez initier votre demande de création de société aux États-Unis directement depuis notre plateforme.
FAQ
Combien de temps faut-il pour recevoir son EIN en tant qu'étranger ?
Le délai dépend de la méthode choisie. Par téléphone, l'EIN peut être obtenu le jour même de l'appel. Par fax ou courrier, les délais sont plus longs et peuvent varier en fonction de la charge de traitement de l'IRS. Il est difficile de donner une durée garantie, car l'administration américaine reste souveraine dans ses délais.
Peut-on obtenir un EIN sans avoir encore créé sa LLC ?
Non. L'EIN est attribué à une entité juridique existante. Vous devez d'abord enregistrer votre LLC auprès de l'État américain compétent avant de pouvoir soumettre votre demande d'EIN à l'IRS. L'ordre des étapes est impératif.
Un EIN est-il suffisant pour exercer légalement aux États-Unis depuis l'étranger ?
L'EIN est une étape indispensable, mais pas la seule. Selon votre activité, vous pouvez également avoir besoin d'une adresse de registered agent, d'un compte bancaire professionnel américain, et d'un accompagnement fiscal adapté à votre situation de non-résident. Chaque cas étant différent, il est recommandé de consulter un professionnel avant de lancer votre activité.